Digitale Dokumentenprozesse: Weniger Papier – mehr Effizienz

Um Arbeitszeit und andere Ressourcen einzusparen, hat die digitale Transformation verschiedene Lösungen hervorgebracht. Eine der wichtigsten ist die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Workflows. Folgerichtig arbeiten heute drei von vier deutschen Unternehmen papierreduziert. Und für 89 Prozent hat papiersparendes Arbeiten einen hohen Stellenwert. Zu diesem Ergebnis kommt eine lesenswerte Studie von Statista im Auftrag von Adobe. Sie zeigt aber auch, dass es noch viel zu tun gibt, denn die Hürden bei der Digitalisierung der Zettelwirtschaft sind komplex.



Vom Papierberg zum digitalen Workflow



Es klingt absurd: Wir digitalisieren Geschäftsprozesse und automatisieren den Arbeitsalltag, verbrauchen und bedrucken aber immer noch durchschnittlich 211,6 kg Papier pro Kopf. Dabei kann die Umstellung auf papierlose Arbeitsabläufe nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und für mehr Kundenorientierung sorgen. Hinzu kommt die Zunahme hybrider Arbeitsmodelle: Die Integration von Arbeit außerhalb des Büros erfordert eine Modernisierung der digitalen Infrastruktur weg vom Papier. Darüber hinaus können Unternehmen ihren ökologischen Fußabdruck verringern und einen positiven Beitrag zum Umweltschutz leisten.


Das spricht für papierarme Abläufe: Unternehmen sparen Papier, Druckkosten und Lagerplatz.
Adobe







Die Studie belegt das enorme Potenzial: 94 Prozent der Unternehmen in Deutschland, die papierreduziert arbeiten, berichten von hohen bis sehr hohen Effizienzsteigerungen. Die größten Einsparpotenziale sehen die Marktforscher bei den Betriebskosten (63 Prozent), Lagerflächen (43 Prozent) und CO2-Emissionen (40 Prozent). Wer ohnehin wenig Platz zur Verfügung hat, freut sich, wenn er dank digitaler Prozesse keine Regale mehr mit Aktenordnern füllen muss.



Weniger Papier, mehr Zukunft



Weitere Vorteile papierreduzierter Arbeitsabläufe sind der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente in der Cloud (46 Prozent) sowie Verbesserungen bei Sicherheit und Datenschutz (42 Prozent). Sensible Informationen sind in digitaler Form oft besser geschützt als auf Papier, da man die Daten sichern und verschlüsseln und den Zugriff kontrollieren kann. Nichts kann mehr verloren gehen oder versehentlich ganz gelöscht werden.



Die Zahlen aus der Studie verdeutlichen, wie zentral papierlose Prozesse für die digitale Entwicklung sind. Unternehmen, die weiterhin am Papier festhalten, schmälern ihre eigenen Erfolgschancen und verringern ihre Wettbewerbsfähigkeit.



Was papierarme Prozesse bremst



Sich digital auszurichten und auf papierloses Arbeiten umzustellen, ist für jedes Unternehmen sinnvoll – unabhängig von Branche, Größe oder Standort. Gut: Die Umstellung auf papierlose Prozesse ist weniger kompliziert als oft angenommen. Die Macht der Gewohnheit ist die größte Herausforderung beim Übergang zum papierarmen Unternehmen. Mitarbeiter*innen und Teams ändern ihre Arbeitsabläufe nur ungern. Oft fällt es ihnen zunächst schwer, Gewohntes zugunsten moderner Prozesse aufzugeben – das sagen 46 Prozent der Studienteilnehmer*innen. Hinzu kommen Herausforderungen bei der sicheren Verwaltung und Organisation digitaler Dokumente (33 Prozent). Mitunter fehlt es auch an technischem Know-how, wie genau sich Unternehmen flexibel an moderne Geschäftsanforderungen anpassen können (32 Prozent).


Gewohnheiten sind die zentrale Herausforderung auf dem Weg zu papierlosen Geschäftsprozessen.
Adobe







Implementierungskosten im Blick



Das papierreduzierte Büro ist zunächst mit Initialkosten für digitale Technologien verbunden. Diese können gut eingeplant werden. Die Integration in bestehende Systeme reduziert den Aufwand und vereinfacht die Handhabung. Die Umstellung amortisiert sich durch eine deutliche Effizienzsteigerung aller Arbeitsabläufe. Sie führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und trägt zur positiven Entwicklung des Unternehmens auf dem Weg in eine digitale und nachhaltigere Zukunft bei.



Unternehmen stehen zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung, um auf digitale Workflows umzustellen. Eine führende Komplettlösung für produktive Dokumentenprozesse bietet Adobe mit Adobe Acrobat Pro. Die Plattform setzt mit dem bewährten PDF-Format den Standard für Dokumentenaustausch, Teamarbeit und Archivierung.



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