E-Mail-Knigge: Tipps für Profis

Privat oder im Business: Die E-Mail ist nicht tot zu kriegen.
Foto: winui – shutterstock.comDie Verfechter von Social-Media-Anwendungen wie Twitter/X, Facebook, Instagram oder gar WhatsApp lassen immer wieder verlauten, dass E-Mail-Nachrichten als Kommunikationsmittel ausgedient hätten. In das gleiche Horn stoßen dann auch einige große IT-Unternehmen, deren Vertreter ebenfalls nicht müde werden, immer mal wieder das Ende der E-Mail zu postulieren. Trotzdem nutzt aktuell wohl fast jeder Anwender heute E-Mail als Kommunikationsmittel – ganz gleich ob er als IT-Profi, als Sachbearbeiter im Büro oder als ehrenamtlicher Vorstand eines Sportvereins tätig ist. Wenn also der Gebrauch der E-Mail so weitverbreitet ist, dann sollten ihn doch fast alle Menschen beherrschen? Ebenso wie die altehrwürdige Kulturtechnik des Schreibens von Briefen…Vom Schreiben und schwarzen Löchern…Nun muss man allerdings nicht zu den Kulturpessimisten gehören, um sich Sorgen um die Kulturtechnik des Schreibens im Allgemeinen zu machen. So steht es dann leider allzu häufig auch nicht gut um die Etikette und die Umgangsformen beim Einsatz von E-Mails. Wer hat sich noch nicht darüber geärgert, wenn seine elektronischen Nachrichten scheinbar in einem schwarzen Loch verschwinden, weil es Firmen oder auch Behörden und Ämter trotz ausgewiesener “Modernität” auf der Web-Seite nicht für nötig halten, auch nur eine Bestätigung auf eingehende Nachrichten zu senden? Ebenso kennt fast jeder E-Mail-Nutzer das Problem der Nachrichten ohne Betreff, die ebenfalls nicht gerade zu einem effizienten Arbeitsfluss beitragen. Wir haben für diesen Artikel einige Annoyances aus dem täglichem Kampf mit und um die E-Mail-Nachrichten zusammengetragen und möchten einige Lösungen für diese Probleme vorstellen. Dabei geht es uns nicht um Lösungen wie “Schalten Sie Ihre E-Mails einfach ab” oder “Ab 17 Uhr wird der Mail-Server stillgelegt”, sondern wir stellen Ansätze und Vorgehensweisen vor, die sich in unserem Arbeitsalltag durch die Jahre bewährt haben.Worum geht es in der E-Mail?Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, dass der Absender eine E-Mail das “Betreff”-Feld vor dem Absenden seiner Nachricht mit einer aussagekräftigen Zeile versieht. Das hilft dem Empfänger dabei, die Nachricht entsprechend ihrer Wichtigkeit besser einzuordnen und dann entsprechend schnell darauf zu antworten oder wenigstens diese Nachricht bald zu öffnen und durchzulesen. Die meisten E-Mail-Clients wie etwa Thunderbird und Outlook weisen den Anwender auf darauf hin, wenn er versucht eine Nachricht mit leerer Betreff-Zeile abzusenden, schicken diese aber nach Bestätigung trotzdem ab. Nun mag diese Nachlässigkeit auf den ersten Blick marginal erscheinen – gerade für Nutzer, die täglich beziehungsweise stündlich nur wenige Nachrichten in ihrer Inbox finden. Wer aber andauernd mit einem Mail-Aufkommen jenseits der 200-Grenze pro Tag kämpft, der wird eine zielgerichtete und aussagekräftige Betreff-Zeile zu schätzen wissen. In diesem Zusammenhang darf auch eine andere Unsitte nicht unerwähnt bleiben: die Betreffzeile mit dem Firmennamen. So haben wir es in Redaktionen immer wieder erlebt, dass bei einem Redakteur beispielsweise Nachrichten mit dem Betreff “Computerwoche” in der Inbox landen. Dass er bei diesem Medium arbeitet, sollte dem Redakteur bekannt sein – aber was der Absender der Mail von ihm will, weiß er so sicher nicht.Fazit: Eine Betreff-Zeile in der E-Mail-Nachricht ist gut und wichtig. Sie sollte knapp und präzise formuliert sein. Eine leere Betreffzeile ist ebenso kontraproduktiv wie eine, die nur den Firmennamen oder gleich sämtliche Informationen in einem Bandwurmsatz beinhaltet.Wer soll es noch wissen?Sehr viele Ratgeber zum Thema E-Mail, wie sie in der Zwischenzeit auch in Tages- und Boulevard-Blättern zu finden sind, heben immer wieder hervor, wie grundsätzlich schlecht es doch sei, Nachrichten mit Adressen in CC zu versenden. Diese Einschätzung hat ihren Grund. Dieser ist allerdings nicht in der Funktionalität von CC zu finden, sondern in dem in manchen Unternehmen üblichen exzessiven Gebrauch der Funktion “Allen antworten”. So entstehen dann wahre “Mail-Lawinen”, unter denen die Produktivität nicht unerheblich leiden kann.Das hat aber leider auch dazu geführt, dass viele Anwender diese Funktion geradezu fürchten und es auf alle Fälle vermeiden wollen, allen Menschen zu antworten, deren Namen sich auf der Nachricht im CC-Feld befinden. Nun ist es aber gerade für die Teamarbeit – gerade wenn das Team räumlich getrennt arbeitet – sehr sinnvoll, dass die Teammitglieder, die es angeht, beispielsweise auch die Antworten auf eine Anfrage direkt bekommen. Die verbreitete Angst vor dem “Allen antworten” führt nämlich ansonsten dazu, dass der Empfänger der Antwort dann anschließend alle, die es betrifft, noch einmal zusätzlich benachrichtigen muss.Fazit: Die CC-Funktion ist grundsätzlich sinnvoll und kann ebenso zum Einsatz kommen – wenn sie überlegt verwendet wird. Allerdings hilft es wenig, wenn überall dazu aufgerufen wird, diese Funktionalität grundsätzlich nicht zu verwenden. Lieber einmal genauer hinschauen, für welchen der Empfänger es denn interessant sein könnte und dann vielleicht doch allen antworten, die es betrifft. Anrede, Grußformel und noch mehr EtiketteE-Mail war mal eine sehr angesagte, moderne Kommunikationsform und deshalb wurde in den elektronischen Nachrichten häufig eine lockere Sprache gewählt. In der Zwischenzeit haben Kommunikationsformen wie WhatsUp, Facebook und Twitter dieser Status übernommen, während die E-Mail zu einen “seriösen” Nachrichtenform geworden ist, die dadurch eben auch in der Business-Kommunikation zum Einsatz kommt.Das scheint allerdings nicht überall angekommen zu sein und so bekommt der E-Mail-Nutzer immer wieder Nachrichten, bei denen sich der Sender die Anrede ganz spart und gleich “mit der Tür ins Haus fällt” oder mindestens ebenso unbehaglich, ins plumpe Duzen verfällt – obwohl der Empfänger nicht mal sicher ist, ob er diesen Menschen überhaupt jemals persönlich kennengelernt hat. Ebenso unangenehm kann es sein, wenn eine Nachricht, die ein rein technische Thema wie das neue Release 3.0336a einer X-beliebigen Software verkündet, mit der Anrede “Lieber Herr (Liebe Frau) XY beginnt…”. Es mag konservativ klingen, aber derartige Anreden sollten der persönlichen Kommunikation vorbehalten bleiben und haben im Geschäftsleben wenig zu suchen – vor allen Dingen dann nicht, wenn sich Absender und Empfänger nicht persönlich kennen.Das gilt ebenso für den Abschluss einer Nachricht: Hier entsteht oft der Eindruck, dass viele Absender ihre Wichtigkeit dadurch unterstreichen wollen, dass sie keinerlei Grußformel wie etwas “mit besten Grüßen” an das Ende ihrer Nachricht setzen.Fazit: Wie schon bei der veralteten Kommunikation per Briefpost sollten Absender auch bei den elektronischen Nachrichten auf eine gewisse Grundform achten, die eine angemessene Anrede – und das kann im Zweifelsfall auch “Sehr geehrte Damen und Herren” sein – und eine abschließende Grußformel samt Namen beinhaltet. Das macht die elektronische Kommunikation für beide Seiten deutlich angenehmer.Warum eine Mail-Signatur sinnvoll istHatten wir schon im vorherigen Punkt auf die Grußformel zum Abschluss einer E-Mail-Nachricht hingewiesen, so möchten wir hier zusätzlich noch eine Lanze für die Signatur am Ende einer Nachricht brechen. Hier hat sich leider aus den Zeiten, als es noch darauf ankam, dass elektronische Nachrichten möglichst klein zu halten sein, der “Tipp” hinübergerettet, dass dies nur unnötiger Ballast sei. Immer wieder wird dabei auch der Vorbehalt geäußert, dass damit zu viel an Informationen über den ungeschützten Weg der E-Mail verbreitet würde.Alle E-Mail-Clients und Web-Mailer erlauben das Anlegen und automatische Einbinden einer Signatur. Im privaten Bereich sollten Anwender das nutzen, im geschäftlichen E-Mail-Verkehrs müssen sie es tun.Das mag für den privaten E-Mail-Verkehr durchaus eine gewisse Berechtigung haben, für die geschäftliche Kommunikation ist es unabdingbar, dass eine E-Mail die wichtigsten Informationen zum Absender in Form von Namen/Adresse/Telefon und eventuell weitere Kommunikationsmöglichkeiten wie Twitter-/Facebook-Account beinhaltet. Nur so ist es für den Empfänger möglich, auch auf anderen Wegen schnell zu antworten. Außerdem gibt es hierbei rechtliche Aspekte zu beachten, was gerade auch für Selbstständige und Gründer sehr wichtig ist. Fazit: Eine ordentliche Signatur gehört in eine professionelle E-Mail-Nachricht hinein. Dabei muss diese sicher nicht ein künstlerisch ausgereiftes Design mit vielen Logos, Bildern und “Awards” beinhalten: Die wichtigsten Daten sollten hier schnell und einfach zu finden sein. Dabei ist es zudem wichtig, dass die entsprechenden rechtlichen Vorgaben für die geschäftliche Kommunikation beachtet werden. E-Mail-EtiketteBesser nicht ohne Betreff…Moderne E-Mail-Clients (wie hier der Mozilla Thunderbird) geben eine Warnung aus, wenn der Nutzer die Nachricht ohne Betreff abschicken will.Ohne Betreff: Schlecht einzuordnenUnd so sieht es beispielsweise unter Outlook aus, wenn die Nachricht ohne Betreff nicht gleich im Spam-Filter hängenbleibt: Wenig informativ für den NutzerEinfach und sinnvoll: eine SignaturAlle E-Mail-Clients und Web-Mailer erlauben das Anlegen und automatische Einbinden einer Signatur. Im privaten Bereich sollten Anwender das nutzen, im geschäftlichen E-Mail-Verkehrs müssen sie es tun.Im “nur Text”-Modus sind viele Mails schlecht lesbar.Dieses automatische Nachricht von Linkedin ist eher noch ein harmloses Beispiel dafür, wie schlecht lesbar HTML-Nachrichten häufig werden, wenn sie als Textnachricht dargestellt werden.Nicht Standard aber sicher: Alle Mails als nur Text empfangenWer Outlook benutzt kann die Software so konfigurieren, dass sie alle empfangenen Nachrichten reine Textnachricht darstellt. Wenn der Absender das nicht bedenkt, kann die Nachricht aber leicht unlesbar werden.