Geschäftsessen: Zehn Tipps für den perfekten Gastgeber

Sie laden gelegentlich Kunden oder Business-Kontakte zu Geschäftsessen ein? Dann wissen Sie vielleicht bereits, wie wichtig es ist, den richtigen Rahmen zu stecken. Und wie schwer das manchmal sein kann. Generell gilt: Gastgeber können durch einige Tricks und Vorbereitungen im Vorfeld dafür sorgen, dass ein Geschäftsessen erfolgreich verläuft. Gemäß dem Motto, der Regisseur bestimmt den Erfolg. Christina Tabernig (links) und Antje Quittschau von der Agentur korrekt! kennen sich aus in Sachen Business-Etikette.
Foto: KorrektWie Gastgeber bei Geschäftsessen punkten können, dazu haben Anke Quittschau und Christina Tabernig von der Benimm-Agentur korrekt! zehn Tipps zusammengestellt, die beispielsweise dabei helfen, den perfekten Ort für ein Geschäftsessen zu wählen. Oder was man tun kann, damit sich die Geschäftspartner wohl fühlen. Oder über welche Themen man beim Geschäftsessen eher vermeiden sollte.1. Biergarten oder Sterne-Restaurant?Überlegen Sie, welche Zielsetzung sich aus Ihrer Restaurantwahl ablesen lässt. Ein teures Sterne-Restaurant kann bedeuten, dass sich die Wahl in Ihren Preisen für das beim Essen ausgehandelte Geschäft niederschlägt.2. Ist Ihr Gast Vegetarier?Prüfen Sie (eventuell über die Sekretärin), in welchem Umfeld Ihr Gast sich wohl fühlt. Lassen Sie sich auch über die Lieblingsspeisen informieren. Ist Ihr Kunde eventuell Vegetarier oder Diabetiker? Diese Fragen sollten Sie vorab klären.3. Der WohlfühlfaktorBesuchen Sie mit wichtigen Kunden nur Lokalitäten, die Sie kennen, auf die Sie sich hundertprozentig verlassen können. Und wählen Sie Restaurants, in denen Sie sich auch wohl fühlen. Denn das färbt auch auf Ihr Verhalten positiv ab.Ist der Rahmen zu steif, färbt das meist auch auf die Gesprächsrunde ab.
Foto: krsmanovic – Fotolia.com4. Der perfekte OrtWählen Sie einen für alle Eingeladenen zentral gelegenen Ort und eine für die Gäste günstige Zeit. 5. Wer zahlt?Stellen Sie bereits bei der Einladung eindeutig klar, dass Sie der Gastgeber sind und bezahlen. Sagen Sie “Ich möchte Sie gerne zum Essen einladen. Passt Ihnen Dienstagabend?” statt “Wollen wir das mal bei einem Abendessen besprechen”, denn hier ist nicht klar, wer zahlt.6. Wo wartet man auf die Gäste?Erscheinen Sie zehn Minuten vor dem vereinbarten Termin und prüfen Sie die Tischreservierung. Warten Sie auf Ihre Gäste an der Bar. Denken Sie daran, die Gäste einander vorzustellen.7. Die Sitzordnung: Wer sitzt wo?Machen Sie sich bei einer größeren Runde im Vorfeld Gedanken über die Sitzordnung. Ihr Ehrengast sitzt rechts von Ihnen oder Ihnen gegenüber. Die Mitarbeiter beider Seiten sollten so platziert werden, dass fachbezogene Gespräche möglich sind – also nicht den Buchhalter zum Programmierer setzen.8. Worüber sollte man sprechen?Nehmen Sie keine Zehn-Punkte-Agenda mit in das Geschäftsessen. Hier gilt es, die Beziehungsebene zum Geschäftspartner aufzubauen und keine Arbeitsbesprechung daraus zu machen. Gehen Sie besser mit ein bis zwei in Gedanken notierten geschäftlichen Themen in den Abend, die Sie erst nach dem Hauptgang aufgreifen. Ziel sollte es sein, einen (weiteren) Termin im Büro entstehen zu lassen. Fängt der Kunde mit geschäftlichen Themen an, dürfen Sie natürlich einsteigen.9. Sie sind der ModeratorFühren Sie Smalltalk mit Ihren Gästen und beziehen Sie dabei auch die schweigsameren Personen aktiv ein.10. Essen vorbestellen?Denken Sie daran: Als Gastgeber sind Sie Regisseur. Bei einer Gruppe von mehr als sechs Personen bestellen Sie das Essen vor, im kleineren Kreis geben Sie Ihren Gästen Empfehlungen für die Menüwahl.Die wichtigsten Small-Talk-RegelnDas Geheimnis des Small TalkWir verraten Ihnen die wichtigsten Regeln für einen erfolgreichen Small Talk, damit sie mühelos kommunizieren.Nur Mut!Small Talk findet in der Regel nur unter Fremden statt. Aber auch wenn Sie Angst davor haben: ein bißchen Plaudern ist viel leichter als Sie denken!Der erste EindruckStellen Sie sich sympathisch dar, der erste Eindruck zählt. Aber sehen Sie Small Talk auch als Aufwärmphase. Gerade bei Geschäftspartnern aus anderen Kulturen kommt es nicht gut an, wenn Sie gleich mit der Tür ins Haus fallen.Nehmen Sie sich selbst zurückDamit geben Sie Ihrem Gegenüber Raum zum Reden und Sie erhalten oft wertvolle erste Informationen.Finden Sie GemeinsamkeitenDas geht am besten, indem Sie offene Fragen stellen, mit denen Sie Interesse am Gegenüber bekunden.Potenzielle ThemenFalls Sie sich schwertun, passende Fragen zu finden, beziehen Sie sich einfach auf das Umfeld oder den Anlass der Begegnung. “Wie haben Sie von dieser Veranstaltung gehört?” oder “Über welchen Kontakt sind Sie heute hier?” können der Auftakt zu einem netten Small Talk sein.Achtung, Tabu-Zone!Gefährlich wird es bei Gesprächsthemen, die polarisierend wirken wie z.B. Politik oder Religion. Falls Ihr Gegenüber da eine andere Meinung haben sollte als Sie, sind Sie schnell in die Falle getappt. Und hüten Sie sich vor negativen Themen wie verspätete Flüge! Gemeinsam jammern verbindet in den seltensten Fällen.Halten Sie keine Monologe!Die Wirkung auf Ihre Zuhörer dürfte absehbar sein. Hören Sie aktiv und aufmerksam zu.Ein gelegentliches Nicken oder “ja, ja” zeigt wenig Interesse und Wertschätzung. Hören Sie statt dessen wirklich zu und greifen Sie Informationen erinnernd wieder auf, die Ihr Gesprächspartner erwähnt hat: “Sie sagten vorhin, dass Sie…”Halten Sie Blickkontakt.Gerade auf einer größeren Veranstaltung ist die Versuchung groß, die Blicke schweifen zu lassen, um möglichst wenig zu verpassen. Das ist unhöflich gegenüber Ihrem aktuellen Gesprächspartner! Halten Sie deshalb Blickkontakt.Viele GesprächspartnerDas Wort ‘SMALL Talk’ beschreibt es perfekt: Auf größeren Veranstaltungen geht es um kurze Gespräche, um ein erstes Kennenlernen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, indem Sie mit vielen verschiedenen Menschen in’s Gespräch kommen.Beenden Sie das Gespräch positiv.Wie schon gesagt, verbinden negative Themen nur selten und hinterlassen oft einen faden Beigeschmack. Setzen Sie stattdessen einen positiven Schlußpunkt. “Unser Gespräch hat mir viel Spaß gemacht, ich hoffe, wir können es später fortsetzen.” kann ein schöner Abschluss sein, wenn Sie es ehrlich meinen. Small Talk ist zum Netzwerken da.Beobachten macht Spaß, aber nutzen Sie auch die Chance, Beziehungen zu knüpfen, indem Sie sich aktiv auf die Suche nach neuen Gesprächspartnern machen. Halten Sie deshalb Ausschau nach Gruppen, die offen beieinander stehen oder Menschen, die Ihnen einen längeren Blickkontakt gewähren. Vorbereitung ist nützlichGespräche kommen oft leichter zustande, wenn Sie sich im Vorfeld ein bißchen über Ihren Gastgeber/Ihre Kunden informiert haben.