Tipps – wie Sie SAP-HCM Projekte meistern

loading="lazy" width="400px">Im Zuge der digitalen Transformation sollten auch die Human-Capital-Management- (HCM-)Systeme modernisiert werden – gerade im SAP-Umfeld jedoch keine leichte Aufgabe.eamesBot – shutterstock.com



Der Druck auf Unternehmen wächst, ihre bestehenden HR/IT-Systemlandschaften an die Anforderungen zukunftsfähiger Lösungen anzupassen. Dies gilt insbesondere für personalwirtschaftliche Lösungen von SAP-Anwenderunternehmen. HCM System Landscape Transformation – kurz SLT – ist der Schlüssel, um diese Entwicklung erfolgreich zu gestalten. Sie geht weit über die rein technische Migration von On-Premises basierten SAP-Systemen hinaus und erfordert strategische Planung sowie gezielte Anpassungen, um zukunftssichere HR-Systeme zu schaffen.



Für die Verantwortlichen in den Unternehmen wirft das Thema allerdings einige Fragen auf. Was verbirgt sich hinter diesem Begriff, welche Anwendungsfälle sind denkbar und wie lässt sich beispielsweise ein HCM Carve-Out als ein häufiges SLT Szenario umsetzen?



Was bedeutet HCM SLT im SAP-Kontext?



System Landscape Transformation im HR/IT-Bereich bezeichnet die Transformation bestehender SAP HCM-Lösungen, um diese an neue Geschäftsanforderungen und technologische Veränderungen anzupassen. Dies betrifft sowohl On-Premises- als auch Cloud-Lösungen. Ein häufiger Auslöser für SLT-Projekte ist die Migration von SAP ERP Human Capital Management (HCM) auf die Nachfolgelösung SAP HCM for S/4HANA (H4S4) oder die Einführung von SAP SuccessFactors als HCM-Lösung in der Cloud. SLT ist dabei jedoch mehr als nur ein technischer Prozess – es bildet einen elementaren Baustein der digitalen Transformation im HR-Umfeld.



Die Dringlichkeit einer solchen Transformation wird durch das Wartungsende des SAP ERP HCM Systems zusätzlich verstärkt. Unternehmen, die diese Lösung einsetzen, müssen zeitnah handeln, da Ende 2027 der Standard-Support seitens des Softwareherstellers ausläuft. Für Anwenderbetriebe, welche darüber hinaus auf die Extented Maintenance zurückgreifen, endet diese spätestens 2030.



Wesentlich dringlicher stellt sich die Situation für Unternehmen dar, welche derzeit im sogenannten Kompatibilitätsmodus unterwegs sind. In diesem Betriebsmodell wird SAP HCM integriert mit S/4HANA auf einer Systemumgebung beziehungsweise Instanz betrieben (embedded) und muss spätestens bis zum 1. Januar 2026 auf H4S4 umgestellt worden sein.



SLT-Optionen für die Transformation: On-Premises-Szenarien



Unternehmen, die weiterhin stark auf On-Premises-Architekturen setzen, stehen verschiedene Wege offen, ihre SAP HCM-Systemlandschaft neu aufzustellen und zu modernisieren.


So lassen sich SAP-HCM-Systeme im On-premises-Umfeld modernisieren.Michael Scheffler



Carve-Out: HCM-Systeme trennen und flexibel bleiben



Ein typisches Beispiel für HCM SLT ist der Carve-Out, also das strukturierte herauslösen oder „entkoppeln“ eines SAP HCM-Systems, aus einer integrierten Systemumgebung mit SAP ERP beziehungsweise S/4HANA. Neben dem Treiber H4S4 entstehen solche Projekte häufig aufgrund technischer Restriktionen und Abhängigkeiten im Rahmen der im HR-Umfeld notwendigen Jahreswechselaktivitäten. Auch spielen Sicherheits- und Datenschutzvorgaben oft eine ausschlaggebende Rolle.



Ein Carve-Out trennt also das SAP HCM-System aus der integrierten Instanz und überführt es in eine eigenständige Umgebung (sidecar-Ansatz oder auch HR-Stand-Alone-System). Die auf diesem Wege geschaffene, entkoppelte Instanz wird dann mittels SAP Standard-Schnittstellen (Stichwort: ALE) mit der bisherigen Systemumgebung re-integriert. Eine solche verteilte Systemumgebung ermöglicht es Unternehmen, das HCM unabhängig von anderen SAP Modulen zu betreiben, im Sinne eines „Bebauungsplans“ gezielt weiterzuentwickeln und etwa mittel- bis langfristig in Richtung SAP SuccessFactors zu transformieren.



Merge: Verschmelzung von HCM-Systemen



Im Rahmen von Unternehmenszusammenschlüssen, Restrukturierungen oder aufgrund einer technischen Konsolidierung kann es sinnvoll sein, mehrere HCM-Systeme zu einer einzigen Instanz zusammenzuführen. Dadurch werden redundante Systeme und/oder Mandanten eliminiert. So entsteht eine zentrale HR-Datenquelle im Sinne eines „globales HR-Systems“, welche alle relevanten Informationen vereint.



Ferner kann es in diesem Zusammenhang auch notwendig werden, bestehende personalwirtschaftliche Gruppierungen (Customizing) zu vereinheitlichen und in dem konsolidierten System beziehungsweise Mandanten zusammenzuführen. Das kann durchaus eine technisch wie auch fachlich anspruchsvolle Aufgabe sein – welche aber mit dem richtigen Toolset gelöst werden kann. Dazu später mehr.



Split: Aufteilung von HCM-Systemen



Beim Split-Szenario wird das HCM-System in mehrere Instanzen aufgeteilt. Das ist oft der Fall, wenn etwa Tochtergesellschaften verkauft werden, sodass die HR-Daten der verkauften Einheit separiert und eigenständig betrieben werden können.



Replatforming: Auf eine neue Plattform migrieren



Beim Replatforming wird eine heterogene Systemlandschaft auf eine einheitliche Plattform übertragen. Das ist besonders dann notwendig, wenn die Ausgangslage eine Kombination aus SAP- und Nicht-SAP-Lösungen darstellt oder die bestehende Infrastruktur veraltet ist. Replatforming kann also die technische Basis modernisieren und gewährleistet, dass bestehende Funktionalitäten erhalten bleiben.



Cloud als Alternative: Transformationsszenarien für SAP SuccessFactors



Mit der fortschreitenden Verlagerung von HR-Prozessen in die Cloud müssen Unternehmen, die noch On-Premises-Systeme nutzen, eine Strategie für die Cloud-Transformation entwickeln. SAP SuccessFactors bietet eine moderne und leistungsfähige Alternative zu klassischen HCM-Systemen. Darüber hinaus nehmen Anwendungsfälle für HCM SLT in der Cloud zu.


Drei Cloud-Szenarien für die HCM-Transformation.Michael Scheffler



Cloud Split: Trennung von HR-Daten in der Cloud



Ähnlich wie bei der On-Premises-Lösung ermöglicht der Cloud-Split die Aufteilung einer kombinierten SAP SuccessFactors Instanz in zwei voneinander unabhängige Umgebungen. Das gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihre HR-Prozesse spezifisch zu betreiben und flexibel auf Unternehmensanforderungen zu reagieren.



Payroll Migration: Entgeltabrechnung in die Cloud bringen



Mit SAP SuccessFactors Employee Central (ECP) können Unternehmen den wichtigen HR-Prozess der Entgeltabrechnung schon heute modernisieren und zu Beispiel von Non-SAP-Systemen auf die Cloud-Lösung von SAP umstellen. Auch die H4S4 Payroll in SAP S/4HANA Private Cloud Edition stellt eine valide Option da. Künftig wird es darüber hinaus mit der SAP SuccessFactors Payroll (eher bekannt unter NextGen-Payroll) eine völlig neuartige Lösung geben. Sämtliche Varianten erlauben einen langfristigen Betrieb der Entgeltabrechnung in der Cloud.



Private Cloud: HCM in der Private Cloud Edition betreiben



Eine weitere Option ist, SAP HCM in Form von H4S4 Private Cloud Edition (PCE) oder RISE zu betreiben. Hierbei wird das vollständige HR-System von SAP selbst gehostet und verwaltet – eine attraktive Möglichkeit für Unternehmen, die ihre eigenen Rechenzentren abbauen. Aber Achtung: Diese Variante bringt einige funktionale Defizite im direkten Vergleich zur H4S4 On-Premise Edition (siehe SAP Hinweis 3091160).



SAP HCM Carve-Out: Der Weg zur erfolgreichen Trennung



Am Beispiel eines SAP HCM Carve-Outs soll nachfolgend ein solches Projekt beschrieben werden, welches eine umfassende Planung und eine klare Vorgehensweise erfordert. Oftmals wird der Carve-Out als Teil- oder Vorprojekt einer S/4HANA-Migration durchgeführt, um die HR-Daten vom SAP ERP-System zu trennen und in eine eigenständige Systemumgebung zu überführen.



Lesen Sie mehr über die Transformation von HCM-Systemen:




HR-Transformation Roadmap: So sieht Personalplanung der Zukunft aus



HCM On-premises und aus der Cloud: So setzen Sie ein hybrides SAP-HR-System richtig auf



SAP SuccessFactors Work Zone: Was Lust auf Arbeit macht



Personalmanagement für S/4HANA: Ihr Weg zur SAP-HCM-Strategie




Somit lassen sich etwa die Gesamtkomplexität reduzieren und technische Abhängigkeiten auflösen. Besonders drängend wird ein Carve-Out durch den bereits diskutierten Kompatibilitätsmodus und das damit verbundene Ende der Nutzungsrechte in einer integrierten S/4HANA Umgebung (Stichtag: 31. Dezember 2025).



Die Wahl der richtigen Vorgehensweise: Je nach individueller Ausgangslage, Anforderungen und gegebener technischer als auch prozessualer Komplexität sind verschiedene Ansätze für einen Carve-Out möglich. Folgende Optionen sind denkbar, um ein HCM-System erfolgreich zu separieren:



HCM-Datenexport mittels SAP Standard-Programm



Mit dem SAP-Programm RPCTABCC können HCM-Daten via Stücklisten beziehungsweise Transportaufträge transferiert werden. Hierbei wird das HCM hinsichtlich der Stamm- und Bewegungsdaten sowie Customizing auf dem Quellsystem exportiert und in die neue Systemumgebung importiert. Repository Objekte des Quellsystems, wie etwa kundenspezifische Entwicklungen und Schnittstellen, müssen bei diesem Ansatz manuell in das Zielsystem übertragen und an dessen Rahmenbedingungen angepasst werden.



Systemkopie: Maximale Geschwindigkeit



Eine vollständige Systemkopie des integrierten SAP ERP respektive S/4HANA Systems inklusive HCM in eine neue oder zusätzliche Systemumgebung ist die schnellste und gleichzeitig umfassendes Variante eines Carve-Outs. Dieser Ansatz ermöglicht die Übertragung aller Stamm- und Bewegungsdaten inklusive der Repository Objekte – allerdings einschließlich der Nicht-HCM Objekte und Daten. Diese verbleiben auf dem neu geschaffenen Zielsystem als „technische Restschuld“ und sollten in einem zweiten Schritt mittels ILM oder kundeneigener Löschprogramme bereinigt werden.



Unterstützung durch 3rd-Party-Tools und Anbieter



Für besonders komplexe Migrationsprojekte bieten spezialisierte Anbieter wie etwa cbs, EPI-USE oder die SAP SLO flexible Werkzeuge an. Diese Lösungen erlauben es, Daten während des Carve-Outs nicht nur zu kopieren, sondern auch zu manipulieren und so an die neue Umgebung anzupassen – ideal, wenn zum Beispiel mehrere Gesellschaften fusionieren.



Schritt für Schritt: Der Ablauf eines SAP HCM Carve-Outs



Die Umsetzung eines SAP HCM Carve-Outs folgt einem klar strukturierten Plan, der aus mehreren Schritten besteht:




Vorgehensweise festlegen: Zu Beginn des Vorhabens wird entschieden, welche der oben beschriebenen Optionen für den Carve-Out genutzt werden soll. Diese Entscheidung legt den Grundstein für den Projektverlauf.



Sandbox-System aufbauen: Ein Projekt- beziehungsweise Sandbox-System dient als Testumgebung. Hier wird das Vorgehen im besten Falle mehrfach simuliert, Fehler werden frühzeitig erkannt und behoben, um spätere Störungen im Produktivsystem zu vermeiden.



Frozen Zone starten: Zu Beginn des Vorhabens muss eine Frozen Zone ausgerufen werden. Das bedeutet, dass das HCM-System beziehungsweise „Altsystem“ bis zum Projektende nicht mehr mittels Customizing oder Programmanpassungen verändert werden darf. Änderungen könnten sonst zu Inkonsistenzen im neuen System führen und den Carve-Out-Prozess erheblich erschweren. Für produktive Störungen können Ausnahmeregelungen vorgesehen werden.



HCM-Entwicklungssystem (DEV-Umgebung) aufbauen : Das künftige HCM-Entwicklungssystem wird aufgebaut, indem die zu überführenden HCM Repository-Objekte exportiert und in das neue SAP HCM System importiert werden. Ab diesem Zeitpunkt müssen Anpassungen an dem Quellcode auf dieser Umgebung erfolgen. Hierfür ist eine Änderung des Originalsystems unabdingbar. Eventuelle Notfalltransporte für die noch produktive Alt-Umgebung sind zu gegebener Zeit manuell nachzuholen.



HCM-Qualitätssicherungssystem (QAS-Umgebung) aufbauen: Sofern vorgesehen, ist die zweite Systemstufe, das Qualitäts- beziehungsweise Konsolidierungssystem zu etablieren. Es bietet die Möglichkeit, realitätsnahe Tests durchzuführen. Schnittstellen zu Subsystemen wie etwa Zeiterfassungsterminals sollten integriert werden, um sicherzustellen, dass alle kritischen Schnittstellen und Prozesse im neuen HR-Umfeld reibungslos funktionieren.



Umfassendes Testmanagement etablieren: End-to-End-Tests decken alle relevanten HR-Geschäftsprozesse ab und minimieren so das Risiko von Fehlfunktionen im späteren Produktivbetrieb. Diese Tests sollten alle Systeme und Prozesse einschließen, die mit dem HCM-System interagieren.



Change Management sicherstellen: Anwenderinnen und Anwender müssen frühzeitig und umfassend über die geplante Umstellung informiert werden. Dadurch lassen sich Missverständnisse und Unsicherheiten vermeiden. Gleichzeitig fördert ein gut aufgesetztes Change Management die Akzeptanz der neuen Systemumgebung.



Cut-Over-Plan erstellen und anwenden: Ein gut durchdachter Cut-Over-Plan stellt sicher, dass alle Aktivitäten zur Umstellung in der richtigen Reihenfolge ablaufen. Mit Blick auf Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten hilft ein präziser Zeitplan, den Übergang mit einer minimalen Downtime der Produktivumgebung zu realisieren.



Go/No-Go-Entscheidung, Smoke-Test und Go-Live: Kurz vor dem Go-Live wird eine Go/No-Go-Entscheidung getroffen. Diese basiert auf den Ergebnissen eines Smoke-Tests, der auf dem produktiven System durchgeführt wird und den erfolgreichen Transfer der HCM-Daten bestätigt. Dabei werden grundlegende Funktionen wie die Erfassung neuer Mitarbeitenden getestet, um sicherzustellen, dass keine grundsätzlichen Probleme bestehen.




Fazit



Die System Landscape Transformation ist für Unternehmen, die weiterhin auf eine On-Premises basierte SAP HCM Lösung setzen, mehr als hilfreich. Wer frühzeitig mit der Planung beginnt, kann nicht nur das Auslaufen des Supports für ältere Systeme abfedern, sondern auch die HR-Prozesse auf zukunftsfähige Plattformen wie H4S4 oder SAP SuccessFactors überführen. Wer jetzt handelt, schafft die Basis für ein modernes, effizientes und wettbewerbsfähiges HCM-System.