Arbeitszeit erfassen: Die besten Zeiterfassungssysteme

Die Zeiterfassung wird zunehmend digital: An die Stelle von Stundenzetteln oder Stechuhr rücken Tools und Apps.
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Bereits im Herbst 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem Urteil klargestellt, dass die vom EuGH 2019 ausgegebene Verpflichtung, ein “objektives, verlässliches und zugängliches System” zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einzuführen, besser bekannt als Stechuhr-Urteil, bereits jetzt gilt. Allein die geleisteten Überstunden aufzuschreiben, genügt nicht mehr.



Auch wenn der Gesetzgeber die Vorgaben des EuGH bislang noch nicht in nationales Recht verwandelt und Details zur Umsetzung festgelegt hat – die oft befürchtete Rückkehr zur Stechuhr wird in den meisten Fällen sicher nicht stattfinden. Das Corona-bedingte Home-Office und die anschließend nur zögerliche Rückkehr an den Büroarbeitsplatz – Stichwort Hybrid Work – haben dazu geführt, dass Zeiterfassungsterminals nur noch bedingt sinnvoll sind – zumindest sind sie allein nicht ausreichend.



Eleganter und praktischer ist es, wenn die Aufzeichnung der geleisteten Arbeitszeit händisch durch den Arbeitnehmer erfolgt – natürlich nicht auf einem Stundenzettel, sondern digital über eine der zahlreichen, teilweise kostenlosen Tools und Apps, die es mittlerweile für die Arbeitszeiterfassung gibt. Wir haben die besten Lösungen für Sie zusammengestellt.



Arbeitszeit erfassen mit Excel



Der Spruch “Wenn man nur einen Hammer hat, sieht alles wie ein Nagel aus” trifft sicher auch auf die Arbeitszeiterfassung in Excel zu. Das Web ist voll mit Anleitungen und größtenteils kostenlosen Vorlagen für Arbeitszeittabellen auf Basis der Software. Außerdem sorgen zahlreiche Excel-Profis dafür, dass auch knifflige Details wie regionale Feiertage, Kurzarbeit, Gleitzeit oder Wochenendarbeit Eingang finden.



Praxistauglich, aber etwas sperrig: Zeiterfassung via Excel Sheet
Foto: Steffen Hanske




Womit man bereits am Ende der Vorteile angelangt ist. Als Nachteile stehen ganz klar die schlechte Bedienbarkeit, insbesondere bei der Nutzung unterwegs und an mobilen Endgeräten an erster Stelle. Außerdem kann es bei der Nutzung in größeren Unternehmen sehr schnell sehr unübersichtlich werden – zumindest für Personalabteilung oder Buchhaltung. Zudem ist es sehr einfach, die Daten zu manipulieren – ein Problem, das es allerdings auch bei der Vertrauensarbeitszeit gibt.



Vorlagen für die Zeiterfassung in Excel gibt es zuhauf im Web. Da es sich dabei um keine Raketenwissenschaft handelt und die Anforderungen überschaubar sind, fällt es schwer, Empfehlungen zu geben. Zuverlässig funktioniert auf jeden Fall das Sheet für Excel, LibreOffice und OpenOffice von Steffen Hanske.



Apps für die Arbeitszeiterfassung



Deutlich eleganter und praktikabler als ein Excel Sheet ist natürlich eine mobile App. Die Vorteile der Zeiterfassung via Smartphone liegen auf der Hand: Mit dem Handy als ständigen Begleiter kann man auch unterwegs einfach seine Arbeitsstunden eintragen, ohne extra den PC anzuwerfen oder die Zeiten später aus dem Gedächtnis nachtragen zu müssen. Außerdem erlauben es die meisten Zeiterfassungs-Apps, die Arbeitszeit mit einer Start-, Stop- und Pausentaste minutengenau zu erfassen. Einige unterstützen sogar ein standortbezogenes Ein- und Ausloggen über die Koordinaten (Geofencing) oder via NFC Tag. Auch Erweiterungen für Wearables (Apple Watch) sind teilweise verfügbar. Hier einige empfehlenswerte Apps:



Stempeluhr 2.1



Mit der kostenlosen App Stempeluhr 2.1 von Matthias Lenkeit kann man einfach per Druck auf eine der drei Felder Beginn, Pause und Ende der Arbeitszeit erfassen. Auch das Ein- und Auschecken via NFC Tag ist möglich. Die App glänzt zwar nicht unbedingt durch ihre graphische Benutzeroberfläche, sie bietet jedoch vielfältige Einstellungsmöglichkeiten, um auf einfache Art die eigenen Arbeitszeiten zu erfassen.



Nicht schön, aber praktisch (und kostenlos): Stempeluhr 2.1
Foto: Matthias Lenkeit




Auch an den Export wurde gedacht: Monats- und Wochenberichte können ausgedruckt oder als PDF / Excel-Datei exportiert und per E-Mail oder weiteren Programmen versendet werden. Außerdem wird der Datenschutz groß geschrieben: Die App erhebt keine Nutzerdaten oder gibt sie weiter. Einziges Manko: Stempeluhr 2.1 gibt es nur für Android.



atWork



Obwohl primär für Freiberufler oder Selbständige gedacht, eignet sich atWork von Sergej Steinbach auch für Festangestellte – insbesondere solchen, die an mehreren Projekten arbeiten. Die für iPhone (ab iOS 12), Mac (ab MacOS 11 und M1-Chip) und Apple Watch verfügbare App ist in der Basisversion kostenlos, allerdings kommt man in der Praxis kaum über per In-App-Käufe angebotene Funktionen wie Arbeitszeitplan, Sondertage, Datenexport (jeweils 2,99 Euro) oder unbegrenzte Einträge (1,99 Euro) aus.



Neben den kostenlosen Basisfunktionen bietet atWork auch weitere Features als In-App-Käufe an.
Foto: Sergej Steinbach




Die App unterstützt neben einer automatischen standortbasierten Zeiterfassung (Erweiterung für 2,99 Euro) auch Siri-Kurzbefehle. Außerdem kann man die wichtigsten Funktionen auch einfach über die Apple Watch erledigen. Auch bei atWork erfasst der Entwickler keinerlei Nutzer-Daten.



FlexLog



Für Android und iOS verfügbar ist die Zeiterfassungs-App FlexLog von Tobias Hauß. Die in der Basisversion kostenlose App ermöglicht es Nutzern, schnell und einfach ihre Arbeitszeit zu erfassen. Wichtige Funktionen wie ein Überblick über Pausen oder der Export als CSV-Datei kosten jedoch. Darüber hinaus kann man über In-App-Käufe weitere praktische Features nutzen.



Die App FlexLog passt sich den Gewohnheiten des Nutzers an und erinnert an die Arbeitszeiterfassung.
Foto: Tobias Hauß




Dazu zählt die FlexLog genannte Erinnerungsfunktion, um basierend auf dem Verhalten das Ein- und Ausloggen nicht zu vergessen. Außerdem gibt es gegen Aufpreis Widgets für den Homescreen als Addon.



Hybride Zeiterfassungssysteme



Timeular ZEI



Timeular ZEI schießt zwar deutlich über das Ziel hinaus, die Arbeitszeit zu erfassen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen – löst das Problem aber sehr elegant. Die Lösung ist ideal für Menschen, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten oder Probleme mit ihrer Work-Life-Balance haben. Oder einfach vergessen, dass sie bereits seit einer Stunde arbeiten.



Timeular besteht aus einem achtseitigen Würfel mit Lagesensor, der per Bluetooth mit einem Smartphone oder Computer verbunden wird – sowie einer dazugehörigen Software. Jeder der acht Würfelseiten lässt sich einer bestimmten Tätigkeit oder einem Projekt zuweisen – anschließend erfasst die dazugehörige App automatisch die Zeit für den Task der Würfelseite, die nach oben zeigt. Geht man einer anderen Beschäftigung nach oder macht eine Pause, dreht man den Würfel einfach auf die entsprechende Seite.









Neben der Erfassung der Tages- und Wochenstunden in einem Report lassen sich die gesammelten Informationen – je nach Plan und Intention – in vielfältiger Weise nutzen. Mitarbeiter und deren Manager erhalten einen besseren Überblick, wie viel Zeit für bestimmte Projekte tatsächlich anfallen und entsprechend planen. Außerdem können die Daten natürlich als CSV, PDF oder Excel-Datei exportiert oder in Tools wie Slack oder Jira geteilt werden. Auch selbst erstellte Integrationen sind dank Timeular API möglich.



Mit gut 80 Euro für den Würfel und einem Abo ab 6,30 Euro pro Monat (Team-Abo 14,60 Euro pro Monat und Nutzer) ist die Lösung allerdings nicht ganz billig. Die Effizienzgewinne fallen aber sicher deutlich höher aus, wenn die Nutzer die Vorteile von Timeular erkennen und den Würfel nicht links liegen lassen. Ganz unproblematisch ist die Lösung nämlich angesichts der zusätzlichen Einblicke in das Tätigkeitsprofil nicht – Stichwort Mikromanagement.



timeBuzzer



In die gleiche Richtung wie der Timeular-Würfel geht der timeBuzzer. Die vorwiegend aus Quizshows bekannte Taste hilft, die Arbeitszeiten in Echtzeit zu erfassen und einem speziellen Projekt oder Kunden zuzuordnen. Beim Timebuzzer erfolgt die Zuordnung elegant durch Drehen der Knopf, woraufhin ein Licht in der ausgewählten Farbe leuchtet.



Auch hier ist die gleichnamige Hardware nur ein – optionaler – Teil einer umfassenderen Lösung, bestehend aus einem Dashboard und Apps für mobile Endgeräte, Web und PC. timeBuzzer bietet dabei zahlreiche Integrationsmöglichkeiten, etwa in Asana, Slack, Trello oder diverse Office-Anwendungen, über die sich Arbeitsabläufe schnell automatisieren lassen. Das Ganze hat mit 8 Euro pro Nutzer und Monat natürlich seinen Preis, der Buzzer selbst kostet pro Stück 59 Euro.