Warum sich Personaler mit Big Data schwertun

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In den nächsten 15 Jahren gehen über zwölf Millionen Menschen in Rente, gleichzeitig führt der technologische Fortschritt dazu, dass sich Berufe stark wandeln. In absehbarer Zeit werden sich laut dem World Economic Forum fast die Hälfte aller heute benötigten Skills von Arbeitnehmenden verändern. Zu den neuen Anforderungen gehören dann kreatives und analytisches Denken, technische Kompetenzen, die Bereitschaft für lebenslanges Lernen und Fähigkeiten zur Selbstwirksamkeit. 



Personalverantwortliche müssen strategisch überlegen, welchen Bedarf das eigene Unternehmen in Zukunft hat und daraus Anforderungsprofile für die Personalplanung ableiten. Nur so können sie gezielt am Markt rekrutieren und Personal weiterentwickeln. Doch es geht nicht nur darum, die richtigen Leute an den richtigen Platz zu bringen, sondern auch in die richtigen Teams und Projekte einzubinden. Betriebe mit gemischten Führungsteams – bezogen auf geschlechtliche, ethnische, kulturelle und fachliche Aspekte –, mehr Frauen in Führungspositionen und einer inklusiven Kultur sind nachweislich überdurchschnittlich profitabel.  



Der höhere Frauenanteil kann den Profit sogar mehr als verdoppeln. Außerdem führt er zu einem steigenden Anteil an Frauen im Unternehmen insgesamt und auch dazu, dass mehr Talente gewonnen und gebunden werden. Er wirkt sich zudem positiv auf eine ganzheitliche und nachhaltige Unternehmensführung aus. Dabei gilt: Je früher mit dem Aufbau von Talenten begonnen wird, um anstehende Positionen zu besetzten, desto erfolgreicher sind sie später. 



 


Viole Kastrati: „Ohne ein systematisches und kontinuierliches Reporting ist es nahezu unmöglich, ein vollständiges Bild der Personalsituation zu erhalten und darauf basierend fundierte Entscheidungen zu treffen.“ Kastrati – Nagarro



Daten- und faktenbasiert entscheiden



Damit die besten Leute in den Führungsetagen landen und diverse Teams entstehen, sollten Personalverantwortliche auf fundierte Kriterien vertrauen, und die liefern Big Data und Analytics. Durch die Erhebung und Auswertung großer Datenmengen können Personalverantwortliche schneller bessere personalwirtschaftliche Entscheidungen treffen, die nicht (nur) auf Intuition und Erfahrung basieren. Außerdem können sie durch den Einsatz statistischer Verfahren, Algorithmen und maschinellen Lernens leichter Zusammenhänge und Muster herstellen und damit Vorhersagen über künftige Entwicklungen und Szenarien treffen. 



Das Problem: Ein Großteil der Unternehmen nutzt seine Daten weiterhin kaum. Vor allem das Personalwesen ist nach wie vor einer der am wenigsten datengetriebenen Unternehmensbereiche und oft werden Potenziale noch nicht voll ausgeschöpft. Während Daten in taktisch-operativen Bereichen wie HR-Reporting und -Controlling eher genutzt werden, gibt es im strategischen Bereich People Analytics noch Nachholbedarf. Die meisten verwenden Stammdaten, um die täglichen Abläufe effizient zu gestalten und vorhandene Ressourcen optimal einzusetzen. Aspekte wie Mitarbeiterzufriedenheit und Talententwicklung bleiben häufig außen vor. 



Das ist zum einen der Unsicherheit im Umgang mit vertraulichen, sensiblen Daten, zum anderen einer Reihe struktureller Probleme geschuldet. In der Regel liegen im Unternehmen viele Daten vor, jedoch auf unterschiedlichen Systemen und aus verschiedenen Quellen, was ihre Verknüpfung erschwert. „Hinzu kommt das Silo-Denken in vielen Unternehmen. Jede Abteilung wertet, wenn überhaupt, ihre eigenen Kennzahlen aus und betrachtet diese losgelöst von anderen. Dadurch lassen sich keine Zusammenhänge feststellen“, erklärt Viole Kastrati, Senior Consultant SAP – BI & Analytics bei Nagarro. 



Das Problem wird größer, wenn neue Anforderungen hinzukommen. Zum Beispiel Mindestquoten, Beteiligungsangebote und die Pflicht zur Festlegung individueller Zielgrößen für bestimmte Unternehmen, um Gleichberechtigung in Führungspositionen herzustellen. Auch das Personalwesen muss hier einen Beitrag zur transparenten Berichtspflicht leisten.  



Häufig ist aber nicht klar, wo die für das Reporting benötigten Daten überhaupt liegen und in welcher Qualität sie vorhanden sind. „Oft ist die Datenqualität nicht ausreichend, um verlässliche Aussagen zu treffen. Unzureichende oder falsche Daten führen sogar zu Fehlentscheidungen“, meint Kastrati. Auch der manuelle Aufwand, um Daten zu konsolidieren und bereinigen sowie die Mehrkosten sind nicht zu unterschätzen. 



 


Nagarro



In vier Schritten zur ganzheitlichen Analyse



Der erste Schritt zur Besserung ist, eine Datenbank einzuführen und diese mit Daten aus den verschiedenen Quellen zu beladen. Gibt es bereits eine Datenbank, müssen die vorliegenden Daten getestet und korrigiert werden. Am besten fängt man mit dem Personalbestand an, danach folgen die Abrechnungsdaten, die Zeiterfassungsdaten und später die Daten über die Personalentwicklung. 



Anschließend sollte das Reporting ordentlich aufgestellt werden. Es stellt sicher, dass alle relevanten Daten und Informationen konsolidiert, ausgewertet und in einer übersichtlichen Form präsentiert werden. Ein solides Reporting liefert transparente, einheitliche und kombinierte HR-Kennzahlen, die für die strategische Planung, das Risikomanagement und die Steuerung von Personalmaßnahmen unerlässlich sind. Kastrati: „Ohne ein systematisches und kontinuierliches Reporting ist es nahezu unmöglich, ein vollständiges Bild der Personalsituation zu erhalten und darauf basierend fundierte Entscheidungen zu treffen.“ 



Ein wichtiger Aspekt der Personalplanung ist die Identifikation von Lücken zwischen dem aktuellen Personalbestand und dem zukünftig erwarteten Bedarf. Diese Analyse erfordert eine präzise Untersuchung der vorhandenen Belegschaft, die Faktoren wie Altersstruktur, Qualifikationen und Fluktuationsraten umfasst. Nur durch eine detaillierte Betrachtung dieser Elemente können Unternehmen sicherstellen, dass sie optimal auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet sind.  



Ein erfolgreicher Personalplan ist eng mit der Personalkostenplanung verknüpft und deshalb sollten sich Firmen diese drei Fragen beantworten: 




Zukünftige Unternehmensziele: Welche Wachstumsziele hat das Unternehmen? In welchen Bereichen ist mit einem höheren oder niedrigeren Personalbedarf zu rechnen? Die klare Definition dieser Ziele ermöglicht es, gezielte Personalstrategien zu entwickeln, die die Unternehmensvision unterstützen. 





Veränderungen am Arbeitsmarkt: Wie entwickelt sich die Verfügbarkeit qualifizierter Fachkräfte? Welche aktuellen Trends sind relevant? Ein tiefes Verständnis der Marktbedingungen ist entscheidend, um talentierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. 





Interne Entwicklungen: Welche Mitarbeiter gehen in den Ruhestand? Wo gibt es Potenzial für interne Umstrukturierungen oder Weiterentwicklungen? Diese Faktoren müssen in die Personalplanung einfließen, um frühzeitig auf bevorstehende Veränderungen reagieren zu können. 




Im Anschluss sollten Unternehmen die Maßnahmen durch ein Monitoring überprüfen und anpassen. 



Index-Barometer schafft Übersicht



Angesichts der Vielzahl an geforderten Kennzahlen wird schnell deutlich, wie wichtig ein Gesamtüberblick und ein roter Faden in der Planung und Auswertung ist. Dafür sollten die Kennzahlen sinnvoll verknüpft und zusammengeführt werden. Eine zentrale Maßnahme dabei ist die Definition und Visualisierung von Steuerungs- und Überwachungskennzahlen. Ein bewährtes Mittel zur effektiven Darstellung der komplexen Kennzahlen, Maßnahmen und Risiken eines Personalplans ist der Einsatz von Indexbarometer-Dashboards, die eine intuitive Visualisierung bieten.  


Nagarro







Stats






Solche Dashboards sollten drei Ansichten umfassen: die Überblickansicht, um schnell den aktuellen Stand zu erfassen, die Analyseansicht, um Trends und Zusammenhänge zwischen verschiedenen Kennzahlen zu erkennen und die Ursachen für bestimmte Ergebnisse ermitteln, sowie die Detailansicht, um spezifischen Nutzeranforderungen gerecht zu werden.  



Darüber hinaus bietet die Einführung moderner Tools zahlreiche Funktionen, die speziell für das Personal-Controlling von Vorteil sind: Echtzeitanalysen, anschauliche Visualisierungen, integrierte Planungen und Prognosen, etwa zu Gender Gaps, dem Frauenanteil in Führungspositionen oder veränderten Altersstrukturen. Mithilfe von Predictive Analytics, unterstützt durch maschinelles Lernen, lassen sich zukünftige Entwicklungen im Personalbereich präzise vorhersagen, was eine proaktive Reaktion auf potenzielle Engpässe ermöglicht. Kastrati: „Der Arbeitsmarkt wird sich noch stärker als heute verändern. Schlüsselpositionen zu definieren, bestimmte Indikatoren zu beobachten und Maßnahmen im Einklang mit der Unternehmensstrategie zu ergreifen, wird für den Erfolg immer wichtiger. Big Data und Analytics bieten dabei eine wertvolle Stütze.“